Es lunes y la dirección quiere saber cómo fue la semana en cada tienda. La respuesta está repartida entre el TPV, la contabilidad y varios Excels que alguien monta a mano. Y cuando por fin llega, las cifras no coinciden.
Doce tiendas, tres fuentes y ninguna cifra fiable
NOOR es un grupo de tiendas con locales propios y franquicias. Las ventas vivían en el TPV (Square) y la contabilidad en Holded. Ver cómo iba cada tienda dependía de Excels semanales, y nadie se fiaba del todo de los números.
Lo primero no funcionó, y lo dijimos
La primera versión sacaba informes del TPV y montaba la cuenta de resultados en Power BI. No era suficiente. Una tienda nueva no aparecía porque nadie avisaba de las aperturas, el TPV devolvía categorías antiguas de producto y Power BI no encajaba con un equipo que trabaja con Mac. Las cifras no cuadraban.
Lo pusimos sobre la mesa y cambiamos de enfoque. Una plataforma propia, con los datos primero y la pantalla después. Cinco días más tarde ya funcionaba con datos reales.
Qué construimos
- Del grupo a la tienda. El grupo entero, la suma de tiendas o una sola tienda, franquicias incluidas.
- Cuenta de resultados en tiempo real, del EBITDA de cada tienda al resultado del grupo.
- Comparativas a superficie comparable y exportación a PDF.
- Acceso por roles, en marcha. Dirección, inversores y encargados verán lo que les toca.
- Un proceso para cada tienda nueva, para que ninguna apertura vuelva a quedarse fuera.
Cuadrar al céntimo
Antes de enseñar una sola pantalla, cuadramos los números con el equipo de finanzas, mes a mes y cuenta a cuenta. Cuando aparecía una diferencia, la explicábamos hasta el último céntimo. Algunas resultaron ser ajustes contables que devolvimos al cliente para que los revisara.
El resultado
La dirección ve cada tienda y el grupo en una sola pantalla, con cifras que cuadran con el TPV y con la contabilidad, y nadie monta Excels los lunes. Cada vista carga en dos o tres segundos.
