Cada factura que emite o recibe una empresa española tiene cuatro días hábiles para llegar a Hacienda. En Daimler Truck eso son cinco sociedades, cada una con su certificado, su sistema de origen y su manera de clasificar los impuestos. Y nadie del equipo de finanzas las teclea.
Cinco sociedades, cinco formas de hacer lo mismo
El Suministro Inmediato de Información (SII) de la Agencia Tributaria obliga a enviar cada factura, emitida o recibida, en pocos días y con sus datos bien puestos. En un grupo como Daimler Truck eso no es un proceso, son varios. Cada sociedad tiene sus propios códigos de impuesto y sus propias reglas, y hacerlo a mano, factura a factura, ocupaba al equipo de finanzas. Cualquier ausencia retrasaba los envíos.
Empezamos por una
La primera sociedad la automatizamos con las reglas fiscales que el propio responsable de contabilidad ya tenía en su Excel. No le pedimos que cambiara su forma de trabajar, la convertimos en un robot.
Funcionó, y el grupo fue pidiendo las demás. Después llegaron una segunda sociedad, Daimler Truck Financial Services, otra sociedad del grupo y Daimler Buses.
Un motor, no cinco robots
No construimos cinco soluciones distintas. Construimos un motor y lo desplegamos una vez por sociedad y por tipo de factura. Lo que cambia de una sociedad a otra es poco y está controlado, como el certificado, de dónde salen las facturas (un listado de SAP o un fichero que finanzas deja cada día) y la hoja con sus reglas fiscales.
Alrededor de la presentación diaria hay robots para dar de baja facturas, para corregir fechas de asiento cuando cambia el ejercicio y para los informes. En total son 19.
Lo que pasa con cada factura
- Se recoge. El robot saca las facturas del día de SAP o del fichero de finanzas, según la sociedad, y las limpia (fechas, importes negativos, separadores, códigos que no aplican).
- Se clasifica. Una plantilla aplica las reglas fiscales de esa sociedad y convierte cada línea en los campos del formulario de la AEAT.
- Entra en una cola. Si una ejecución se corta a mitad, la cola sabe dónde se quedó y no se pierde ni se duplica nada.
- Se presenta. El robot entra en la sede de la AEAT con el certificado de la sociedad, la firma y comprueba la respuesta.
- Se rinde cuentas. Lo que no cuadra se aparta, y al terminar cada fichero el responsable de contabilidad recibe el Excel con el resultado de cada factura.
Los robots corren en la infraestructura de Daimler, sobre su Orchestrator de UiPath y con sus credenciales.
Cuando algo cambia
Una automatización fiscal no se entrega y se olvida. Cuando una sociedad tuvo que volver a presentar su SII de golpe, la pasamos al mismo motor y el volumen dejó de ser un problema. Cuando una actualización hizo que la ventana del certificado apareciera tarde y el robot no llegaba a firmar, encontramos la causa y la corregimos para todos. Y cuando cambia la AEAT, un certificado o el propio SAP, lo adaptamos nosotros dentro del servicio mensual.
El resultado
Finanzas ya no teclea facturas en un portal. Revisa las excepciones, y los envíos no dependen de horarios ni de vacaciones. Cada sociedad nueva que se suma no es un proyecto nuevo, es un despliegue más del mismo motor.